Projectmanagement

Controls IT ondersteunt overheden en bedrijven bij de transitie naar datagedreven werken.

Wij hebben uiteenlopende projecten uitgevoerd voor gemeenten en private organisaties, met als doel: beter sturen op cijfers en vooruitkijken in plaats van terugkijken.

In het bijzonder hielpen wij financiële afdelingen om het traditioneel verantwoorden te vervangen door een continu proces van monitoring en prognoses. Zo werden budgetgesprekken effectiever en ontstonden realtime stuurinformatie en betrouwbare eindejaarsverwachtingen.

Een greep uit onze projecten:

Marktverkenning nieuw financieel systeem (2025)
In 2025 is gestart met een verkenningstraject naar een toekomstbestendig financieel systeem. De eerste fase bestond uit een analyse van de beschikbare oplossingen op de markt, gevolgd door gesprekken met gemeenten die recent zijn overgestapt of binnenkort overstappen.

Parallel daaraan zijn de meest kritieke financiële processen in kaart gebracht. Ook wordt er een SWOT-analyse opgesteld van het huidige systeem, inclusief een beschrijving van het financieel-technische landschap en de gekoppelde applicaties.



In de tweede helft van 2025 volgt een uitgewerkt programma van eisen, waarin wordt bepaald welke functionaliteiten essentieel zijn in een toekomstig systeem. Daarbij wordt zowel gekeken naar vervanging als naar optimalisatie van het huidige systeem

Dashboard bedrijfsvoering – Gemeente Amstelveen (2023–2024)
Voor de gemeente Amstelveen ontwikkelde Controls IT een integraal dashboard voor de ondersteuning van de bedrijfsvoering. Het dashboard is ontworpen voor managers, teamleiders, HRM- en financieel adviseurs en biedt in één oogopslag inzicht in de belangrijkste stuurinformatie.

Via een datawarehouse is relevante informatie ontsloten uit het HRM-systeem, het financiële systeem en aanvullende databronnen. Deze geïntegreerde dataset vormde de basis voor een gebruiksvriendelijk, eenduidig dashboard.



Het startscherm toont een overzicht van de afgesproken prestatie-indicatoren tussen directie en afdelingen. Vanuit deze monitor kunnen gebruikers eenvoudig doorklikken naar verdiepende detailinformatie, waarmee zowel sturing als verantwoording wordt versterkt.

In 2023 en 2024 heeft Controls IT de module LIAS Financieel Management geïmplementeerd bij de gemeente Amstelveen/ Aalsmeer. Daarbij heeft Controls IT ook alle automatische koppelingen in de P&C documenten in LIAS gebouwd met veel verschillende tabellen voor zowel de tussentijdse bestuursrapportages als ook de begroting, jaarrekening en de Perspectiefnota. Deze koppelingen bestonden o.a. uit tabellen per programma, tabellen voor reserves en voorzieningen en voor kredietoverzichten.

In 2007 en 2008 heeft Controls IT bij de dienst Infrastructuur, Verkeer en Vervoer een voortgangsrapportage ontwikkeld voor alle complexe projecten in de openbare ruimte. Samen met de invoering van PBI-fasering (van initiatief tot en met beheer) is de voortgangsrapportage duidelijk gekoppeld aan de verschillende fases. Via Primavera is deze vervolgens ook gekoppeld aan de doorlooptijd van het project.



Binnen de gemeente Haarlem heeft Controls IT in 2012 en 2013 een nieuw format ontworpen voor de voortgangsrapportages complexe projecten. Naast de rapportages is ook een archiefoplossing bedacht voor samenvoeging van deelprojecten en voor vastlegging van de documentatie, waarbij het documentmanagementsysteem is gekoppeld aan de financiële projectnummers.

Bij verschillende gemeenten rapportages gebouwd, samen met invoering van reguliere budgetgesprekken. Door een regelmatig afstemmingsoverleg te organiseren met de betreffende budgethouders ontstaat een soort van continu in control zijn. Niet langer de piekbelasting tijdens een bestuursrapportage moment, maar het hele jaar door grip en zicht op je voortgang. 

Controls IT heeft veel kennis en ervaring met het zoeken naar een juist softwarepakket voor de specifieke wensen en eisen van de klant. Van 1996 tot 2006 is er reeds veel kennis opgebouwd. Destijds een programma van eisen opgesteld waar een nieuw maatwerk ERP pakket aan moest voldoen. Samen met de implementatie van dit pakket en dagelijks bezig met het ontwikkelen van allerlei rapportages voor de medewerkers. Toen nog in de rol van applicatiebeheerder. Vanaf 2000 een programma van eisen opgesteld voor een  standaard pakket, Navision (later Microsoft Dynamics). Waarbij Controls IT ook de implementatie van dit nieuwe pakket bij de Stichting IDA heeft gedaan als verantwoordelijk Financieel Manager van de afdeling Administratie en Automatisering.

Bij INMERC heeft Controls IT in 2006 en 2007 een toepasbaarheidsonderzoek uitgevoerd voor de migratie van Exact DOS naar Exact Globe. 

In 2015 en 2016 heeft Controls IT bij ASAP BV een project gedaan voor de keuze van een nieuwe softwareoplossing voor de gehele bedrijfsvoering. Gestart met het op papier zetten van alle processen en vervolgens een longlist leveranciers opgesteld. Daarna een shortlist gekozen en een programma van eisen. Tot slot een keuze gemaakt uit de laatste twee overgebleven leveranciers.

Ook binnen gemeente Amstelveen is Controls IT momenteel bezig met een onderzoek naar alle mogelijkheden van de microsoft oplossingen met Microsoft Lists, APPS, Automatic en Microsoft Dynamics.

Contact opnemen

U kunt contact opnemen via het formulier of via de contactgegevens onderaan de pagina. Ook kunt u Controls IT volgen op de sociale media. Wij kijken uit naar een kennismaking.